Jak długo należy przechowywać dokumentację pracowniczą?

Dokumentacja pracownicza to nie tylko obowiązek formalny, ale też element odpowiedzialnego zarządzania kadrami. Przechowywanie akt osobowych, ewidencji czasu pracy czy dokumentów płacowych wymaga znajomości przepisów i terminów. Sprawdź, jak długo należy przechowywać poszczególne dokumenty i jak robić to zgodnie z prawem.

Jakie są terminy przechowywania dokumentacji pracowniczej?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, okres przechowywania dokumentacji pracowniczej zależy od daty zatrudnienia danej osoby. Dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku dokumenty należy przechowywać przez 10 lat od zakończenia stosunku pracy – pod warunkiem przekazania do ZUS odpowiednich raportów informacyjnych. W przypadku braku tych raportów lub zatrudnienia przed 2019 rokiem, obowiązuje 50-letni okres archiwizacji. Dotyczy to zarówno akt osobowych, jak i dokumentacji płacowej. Niektóre dokumenty, jak ewidencje czasu pracy czy karty urlopowe, są częścią pełnej dokumentacji pracowniczej i również muszą być przechowywane zgodnie z tymi zasadami.

Jakie dokumenty należy archiwizować i w jakiej formie?

Pracodawca ma obowiązek przechowywać pełną dokumentację kadrowo-płacową: umowy o pracę, aneksy, świadectwa pracy, wnioski urlopowe, listy płac, ewidencje czasu pracy, potwierdzenia wypłat czy informacje o składkach ZUS. Od 2019 roku możliwe jest prowadzenie dokumentacji zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej – pod warunkiem zapewnienia jej autentyczności, integralności i dostępności. Forma cyfrowa jest coraz częściej wybierana ze względu na wygodę, bezpieczeństwo i oszczędność miejsca. W przypadku zmiany formy przechowywania niezbędne jest sporządzenie odpowiedniego protokołu przekształcenia oraz powiadomienie pracowników.

Dlaczego prawidłowe przechowywanie dokumentacji jest tak istotne?

Zaniedbania w zakresie przechowywania dokumentów mogą skutkować poważnymi konsekwencjami – od sporów z byłymi pracownikami po sankcje podczas kontroli PIP czy ZUS. To także ryzyko utraty danych potrzebnych do wyliczenia świadczeń emerytalnych lub rentowych. Dlatego warto zadbać o systematyczne porządkowanie, bezpieczne przechowywanie i zgodność działań z obowiązującym prawem. W razie wątpliwości lub braku zasobów, warto skorzystać z pomocy zewnętrznych specjalistów – nasze biuro rachunkowe w Głogowie zapewnia kompleksowe wsparcie w zakresie kadr i płac, także w obszarze archiwizacji dokumentów.

Jeśli chcesz mieć pewność, że dokumentacja Twoich pracowników jest prowadzona i przechowywana zgodnie z przepisami, wesprzemy Cię w bieżącej obsłudze i audycie archiwum kadrowego.